להתקדם אל העולם הטכנולוגי: עסק חכם שווה למנהלים חכמים
אנו לא נצליח לשדר רצינות אמיתית אם נדשדש מאחור בכל נושאי הטכנולוגיה – מנהל מוצלח יהיה מעודכן בכל הפיתוחים וההתקדמויות של העולם הטכנולוגי, והדבר יהיה ניכר במשרד שלו.
בעוד שבעבר הסמלים לעדכניות טכנולוגית התבטאו בשלל מכשירים אלקטרוניים, היום המכשירים האלקטרוניים מהווים חלק מכל בית ומכל חדר, והעדכניות הטכנולוגית האמיתית מתבטאת בשילוב עמוק יותר שלהם במשרד עצמו.
כך, עסק חכם הוא עסק אשר האלמנטים השונים בו מחוברים למערכת וירטואלית אחת, אשר ניתן לשלוט בה בקלות, מכל מקום ובאמצעות מרכזי בקרה ייעודיים, מחשבים או טלפונים חכמים.
הם לא רק גורמים למראה טכנולוגי ומתקדם של המשרד כולו, אלא הם גם מאפשרים לנו להציג את ההתמצאות הטכנולוגית שלנו כאשר אנו מסוגלים לשלוט מכף היד שלנו בכל אלמנט במשרד.
למשול במשרד החכם
עם המשרד החכם מתקבל היתרון המרכזי שבמסגרתו אנו יכולים לשלוט בכל האלמנטים במשרד כדי להתאים אותם לצרכים המידיים שלנו.
הדבר אמנם יוצר מראית עין מרשימה ומפוארת, אך יש בו הרבה יותר מכך, כאשר הוא מאפשר לנו באמת לשלוט בכל האלמנטים השונים בחלל:
- התאמת התנאים בחדר: באמצעות המשרד האלקטרוני נוכל לשלוט בכל התנאים בחדר – לכוון את המזגן על פי רצון האורחים העסקיים שלנו, עמעום האורות כדי שיהיה אפשר להציג מצגת כלשהי או להסיט את התריסים כדי למנוע סנוור.
- שליטה במכשירים האלקטרוניים: המשרד החכם עוטף את כל המכשירים האלקטרוניים שמאכלסים את המשרד שלנו במערכת בקרה בודדת שאנו יכולים לשלוט בה אף מהטלפון החכם שלנו – נוכל להפעיל מחשבים או טלוויזיות, לשלוט במצגות שונות, לפתוח בשיחות וידאו שונות ואפילו להפעיל את הקומקום מרחוק.
- יעילות גבוהה: המערכת החכמה נועדה לפשט את השימוש בכל האלמנטים הללו, וכך היא גם מאפשרת לנו להימנע להתעסק בטפל – נוכל בקלות לפתוח במשימות שונות, לבצע שיחות ולהעביר חומרים, מבלי שנצטרך לעבור ממכשיר אלקטרוני אחד למשנהו ומבלי שנצטרך להיעזר בטכנאים שלנו.
משרד חכם, יתרונות חכמים
המשרד החכם אכן מעניק לנו מראית עין של רצינות ויוקרתיות, והוא בהחלט יסייע לנו לשגרת עבודה מהירה יותר, ממוקדת יותר, זורמת יותר ונוחה יותר.
אך אנחנו נגלה במהירות שזהו רק קצה הקרחון, והמשרד החכם יעניק לכל העסק שלנו שלל יתרונות נוספים אשר יסייעו לנו רבות.
להלן רק חלק מהיתרונות החשובים של המשרד החכם:
- תכנון אירועים: המשרד החכם לא רק מאפשר לנו להתאים את תנאי המשרד לצרכים שלנו, אלא הוא מאפשר לנו ממש להגדיר אותם כאירוע, וכך נוכל לסגל את המשרד – על כל האלמנטים שלו – למצב מסוים בלחיצת כפתור.
- חיסכון: עם המשרד החכם אנו לא נסבול עוד מטעויות אנוש אשר יעלו לנו המון כסף – מזגן שנשכח פועל על ידי העובד האחרון, או אור של כובה, לא יצטרכו להישאר דלוקים כל הלילה ולזלול חשמל, נוכל בפשטות לכבות אותם מרחוק.
- בטיחות: המשרד החכם משלב בו גם אמצעי הגנה מתקדמים, וכך הוא משמש כמערכת הגנה מתוחכמת ויעילה במיוחד שתסייע לסלק ולהבריח פורצים.
עיצוב המשרד וחדר הישיבות – איזו תחושה תרצו להעביר למי שנכנס למשרד שלכם?
המשרד החכם אכן יוסיף ערך רב – גם אסתטי וגם פונקציונלי – לפעילות שלנו במשרד ובחדרי הישיבות.
אך אלו יצליחו להתבטא ביעילות הגבוהה ביותר רק אם המשרד יתהדר גם מעיצוב נכון אשר ישקף באופן נכון את האופי שלו.
כיום ידוע היטב ההשפעה המכרעת שיש לעיצוב הפנים של מרחבים שונים על התחושות של הנוכחים בהם, וכך אנו יכולים ואף צריכים לדאוג שהמשרד ושחדרי הישיבות שלנו ישדרו את התחושות הרצויות עבור העובדים שלנו ועבור השותפים העסקיים שלנו.
לכן חשוב להכיר את ההיבטים השונים של עיצוב המשרד ואת הנקודות שיש להקדיש להם תשומת לב, אך לצד זה, כדאי להכיר גם את הטרנדים המרכזיים כיום בעיצוב משרדים וחדרי ישיבות, אשר באמצעותם יהיה ניתן לשוות למשרד מראה עדכני ומודרני.
הנקודות החשובות בעיצוב המשרד וחדר הישיבות
עיצוב פנים הוא עבודה קפדנית המשלבת אמנותיות ומחשבה רבה אודות התחושות שנרצה שהמשרד ישדר.
עם זאת, ישנם כמה קווים מנחים אשר כדאי להכיר ושמגדירים את העיצוב של כל משרד ושל כל חדר ישיבות באשר הם.
הקווים המנחים הללו יספקו לנו עצות חשובות לגבי האופן שבו המשרד צריך להיראות, ההיבטים שיש להסב אליהם תשומת לב רבה והשיקולים החשובים ביותר שצריך לקבל עבורם החלטה:
- סדר וניקיון: גם אם הם לא קשורים לעיצוב הראשוני של המשרד, הסדר והניקיון שלו הם ככל הנראה המאפיינים החשובים ביותר – משרד מסודר משדר באופן ישיר שהניהול שלו מסודר, וכך ניתן לבטוח בו, ואילו ניקיון המשרד יספק נוחות בעת השהייה בו וכך ימנע מהסחות דעת לא רצויות.
- שילוט: אין עיצוב אדריכלי אחיד למשרדים, ואדם שמגיע למשרד לראשונה לא תמיד ימצא את דרכו בקלות – לכן חשוב שהמשרד יתהדר בשילוט יעיל וברור אשר יסייע לכל אדם למצוא את דרכו לכל מקום – לשירותים, לפינת הקפה, אל משרד המנהל או אל חדר הישיבות.
- צבעים: לגוונים הנמצאים בחלל יש יכולת גדולה להשפיע על הלך הרוח של הנמצאים בסביבתו, ולכן חשוב לבחור בצבעים נכונים אשר ישדרו את התחושות הרצויות – בנוסף, הצבעים הם האלמנט הוויזואלי הבולט ביותר, ולכן חשוב לתת מקום בעיצוב של החלל לצבעי המותג, וכך לסייע לזהות את המשרד עם החברה או המותג.
- ארגוניות ויזואלית: החזות של המשרד צריכה להיות מסודרת, באופן שהיא לא תיצור מראה של בלגן אשר תעיק על השוהים בו – הדבר נעשה באמצעות סידור נכון של הרהיטים ושל האלמנטים האדריכליים בחלל המשרד, אך גם בבחירה מוגבלת של הגוונים אשר צובעים אותו – מומלץ להיצמד לפלטת צבעים של בין שניים לארבעה גוונים בלבד.
- אחידות: אנו נרצה שהמשרד ישמור על קו עיצובי אחיד כלשהו, כך שיהיה ניתן להבחין בקלות שמדובר בחלל אחיד ואורגני גם אם הוא מחולק לחדרים – ניתן להתיר חריגות מן האחידות העיצובית של המשרד כדי להדגיש בו חלקים מסוימים, אך זו צריכה להיעשות מתוך מחשבה עיצובית קפדנית ונכונה.
מגמות העיצוב הבולטות כיום למשרדים ולחדרי ישיבות
זה לא מספיק לבחור באופי עיצובי אשר ישדר את כל ההיבטים החשובים שצוינו לעיל, מכיוון שיש תחושה אחת חשובה שנרצה שהמשרד שלנו ישדר – עדכניות.
אנו רוצים להראות שאיננו נמצאים מאחור ושאנו עומדים בקו אחיד עם העולם של היום – לא רק העולם העסקי, עדכניות אשר ניכרת מכל האופי של המשרד תשרה רצינות ואמינות ממוקדות יותר.
מבחינה עיצובית, הדבר מתבטא בבחירה של המגמות העיצוביות אשר מאפיינות את זמננו ושמבטאות את הערכים החשובים לנו כיום.
לכן כדאי להכיר את מגמות העיצוב המודרניות ולשאוף לשלב אותן בעיצוב המשרד:
- זכוכית: אחד מן הערכים החשובים ביותר כיום הוא שקיפות, וחומר הגלם שמבטא שקיפות הוא זכוכית – קירות זכוכית וחלונות פנימיים גדולים ייצרו מצג של שקיפות אשר משדרים באופן ישיר אמינות ומהימנות.
- חדרי ישיבות פתוחים: דרך נוספת לשדר שקיפות היא חדרי ישיבות פתוחים או חדרי ישיבות פתוחים למחצה – בנוסף לכך, תצורה שכזו משדרת גם ערך של אורגניות עבור המשרד, וכך היא מבטיחה שאנו כמנהלים מחוברים היטב לכל חלקיו של העסק ושל המותג.
- מינימליזם: הקו שמנחה את העיצוב האדריכלי בשנים האחרונות – עיצוב מבנים ועיצוב פנים גם יחד – הוא המינימליזם, סגנון עיצובי אשר נוטה לצבעים ניטרליים ושמבקש לחסוך מהחלל אלמנטים מרובים מידי – הסגנון המינימליסטי משדר סדר וניקיון שהחשיבות שלהם צוינה לעיל, והוא גם מזוהה עם המכשירים הטכנולוגיים המודרניים.
- משחקיות: משרדים רבים משלבים בהם אלמנטים של משחקיות כדי לשדר על אווירה צעירה ועדכנית בהם, ובעוד שישנם משרדים שעושים זאת ממש עם שילוב של פינות משחק בהם, אחרים עושים זאת באמצעות אלמנטים צבעוניים ומשעשעים שונים – המשחקיות כך משתלבת היטב עם המינימליזם, כאשר אלמנטים צבעוניים משתלבים היטב על רקע לבן מינימליסטי ויוצרים ביחד מראה רענן.
- מעגליות: המעגליות משדרת שלל ערכים חשובים, ובעיקרם ניתן לציין שוויון, אשר מונע תחושת ניכור לא רצויה, וחדשנות, כאשר המעגליות חורגת מהבנייה בקווים ישרים שמאפיינת את האדריכלות המערבית – המעגליות מקבלת ביטוי בעיקר ברהיטים, כאשר מושבים שונים עשויים להתהדר בתצורה מעוגלת ואף כדורית לגמרי, ושולחנות סגלגלים או עגולים יוצרים שבירת שגרה מרעננת ומציעים חמימות.
לא רק עסק חכם – תהיו חכמים מול הלקוח
גם משרד חכם ומעוצב בקפידה לא יספיק אם אנחנו לא נתנהל באופן מקצועי ואמין במהלך הפגישה.
בדומה למשרד, גם אנחנו נתלבש בהתאם וניצור לעצמנו חזות רצינית וחיובית, ובדומה למשרד, גם אנחנו נשתמש במיומנויות טכנולוגיות ובתחכום כדי לנהל את הפגישה באופן נכון.
אך עלינו לעשות דבר מה נוסף, להיערך באופן נכון לפגישה, ולשדר ללקוח שלנו או לשותפים העסקיים שלנו את היכולות והיתרונות שיש ברשותנו באמצעות שיחה ובאמצעות שפת גוף.
באופן הזה, אנחנו ממש כמו המשרד נשדר תחושות מסוימות, ובאמצעותן נוכל להכריע את ההצלחה של הפגישה.
היערכות נכונה לפגישה עסקית
היערכות לפגישה עסקית היא תורה שלמה, וישנם שלל אמצעים שאנו יכולים לנקוט בהם כדי לייצר את התנאים הטובים ביותר עבור העסקה.
הראשונים שבהם הם הכנת החזות של מיקום הפגישה והכנת החזות שלנו עצמנו – וזה נעשה באמצעות עיצוב נכון של משרד חכם ובאמצעות הכנה אישית לפגישה מבחינת היגיינה ולבוש.
אך מעבר לכך, עלינו גם לאסוף ידע ולייצר אסטרטגיה עבור הפגישה, ואת זה נעשה באמצעים הבאים:
- היכרות עם הפרטנר: בין אם אנחנו נפגשים עם שותף עסקי ובין אם אנחנו נפגשים עם לקוח, עלינו להכיר אותו – בזכות האינטרנט נוכל לעשות זאת בפשטות יחסית, ופשוט נחפש עליו מידע ברשת כדי שנוכל להכיר את תחומי הפעילות שלו ואת המוניטין שלו.
- שיחת חולין: מלבד שנשתמש במידע כדי לחזות את אופי הפגישה ולהתכונן למשא ומתן מול הלקוח, נשתמש בו גם עבור שיחת חולין עם הפרטנר שלנו לפגישה, ואפילו נחמיא לו על דבר מה – אך יש לעשות זאת בזהירות, אנו רוצים לייצר תחושה של היכרות, ולא את ההרגשה המטרידה שביצענו תחקיר עומק עליו.
- הכנת רעיונות: עלינו לבחון מה אנו רוצים להפיק מהפגישה ולהכין מראש רעיונות אשר יכולים לסייע להגשים את המטרות הללו – אם אנו רוצים לקבל יחד החלטות או להתגבר על מכשולים, נכין מראש רעיונות עבורם, ואם אנו רוצים לגייס לקוח או לסגור עסקה, נכין את ההצעות שלנו שעשויות לגרום לכך לקרות.
- חזרה גנרלית: מומלץ להתייעץ עם שותף או עם חבר ולבצע איתו חזרה גנרלית לקראת הפגישה – החזרה הזו יכולה להיות מקיפה למדי, שבמהלכה ממש נאמר את הדברים שנרצה להגיד בזמן הפגישה כדי לשמוע חוות דעת על כיצד הם נשמעים, או שהיא יכולה להתמקד יותר במענה לשאלות, שבמסגרתה נבקש מהשותף או מהיועץ לשאול אותנו שאלות בנושא הפגישה כדי שנוכל להכין עבורן תשובות.
- לדבר ולהקשיב: גם אם הפגישה מושתתת על תצורה של מציג וצופה, היא עדיין צריכה לכלול בה דיאלוג – אם רק אנחנו מדברים במהלך הפגישה, אם אנחנו רק מקשיבים במהלך הפגישה, אז משהו לא בסדר, ועלינו לדאוג מראש לכך שנוכל להביע את עצמנו מצד אחד ולתת לפרטנר שלנו להביע את עצמו מהצד השני.
- סיכום הפגישה: עלינו לדאוג לסכם את הפגישה היטב, ולרשום לעצמנו בזמן הפגישה אילו החלטות התקבלו ואילו הצעות הועלו – כך נוכל להמשיך הלאה למימוש ההחלטות שהתקבלו ואף לתכנן את הצעדים הבאים שלנו.
המלצות נוספות עבור הפגישה העסקית
בנוסף להיערכות לקראת הפגישה, ניתן למנות לסיום מספר המלצות נוספות לפגישה עסקית מוצלחת.
באמצעות ההמלצות הללו נוכל ליצור לעצמנו רושם טוב בעיני הפרטנר שלנו לפגישה, באופן שיסייע לנו להשיג את המטרות שלשמן קיימנו את הפגישה.
- קשר עין: היעדר קשר עין משדר ביישנות, חשש וחולשה – עלינו לדאוג לשמור על קשר עין באופן נכון וטבעי, כדי לשדר פתיחות והבנה.
- מצב רוח חיובי: לפני הפגישה, מומלץ להיכנס למצב רוח טוב – המצב רוח הטוב הוא מידבק, ובאמצעותו נוכל להבטיח שגם אנחנו וגם הפרטנר שלנו נינוחים ומדברים בפתיחות.
- כף יד חמה: מחקרים גורסים שבעת לחיצת היד, כף יד חמה תגרום לפתיחות גובהה יותר וכף יד קרה תגרום לניכור – לכן כדאי לוודא שכף היד שלנו חמה לפני הפגישה.
- ביטוי שמות: עלינו לבטא את השם של הפרטנר מולנו כמו שהוא מבטא אותו, מבחינת ההגייה וההטעמה גם יחד, והדבר יגרום לתחושת קרבה והבנה גבוהה יותר – יהיה עדיף להיעזר בו כדי להצליח לבטא את השם באופן נכון ברגע שניפגש מאשר להניח לזה ולבטא את השם באופן שגוי בהמשך.
- מצגות ענייניות: אם אנחנו מתכננים להציג מצגת או נתונים במהלך הפגישה, עלינו לעשות זאת באופן ענייני כדי שלא להתיש את הפרטנר שלנו – נדאג למצגות פשוטות, מובנות, נקודתיות וברורות.
- יצירת הרגשה טובה: ההרגשה מהפגישה תמיד חשובה יותר מן התוכן שלה, ולכן נדאג להעביר הרגשה חיובית על פני מסרים תועלתיים – ניצור הבנה, נראה אמפתיה ונימנע מיצירת לחצים.
- טעם של עוד: אם אנו מנסים לגייס לקוח או ליצור מערכת של שיתוף פעולה, חשוב לשמור על טעם של עוד בסיום הפגישה – נעשה זאת בכך שלא נסגור את כל הפינות, ונשאיר נושאים נוספים לדון בהם בהמשך.
פגישה עסקית מוצלחת במשרד מוצלח
כל פגישה עסקית מתנהלת בין שני אנשים או יותר אשר מציבים אל מול עיניהם מטרות מסוימות, והם שואפים לפעול כדי לממש את המטרות האלה.
אך לפני כל המטרות והשאיפות הללו, הם קודם כל אנשים, ולפני שהם יצורים חושבים ותועלתיים, הם קודם כל בני אדם מרגישים.
לכן אסור להפחית בחשיבות הגבוהה של כל התחושות שאנו יוצרים בסביבת ובמהלך הפגישה – הן אלו שיש להן את הכוח המרכזי להכריע את טיב הפגישה ולקבוע האם היא הייתה מוצלחת או לא.
את התחושות הללו אנו משדרים באמצעות הלך הרוח שלנו, שפת הגוף שלנו, המראה והלבוש שלנו, אך גם באמצעות המשרד שלנו, המראה שלו, היעילות שלו והאופן שאנו שולטים בו.
באמצעות היערכות נכונה לפגישה עסקית ובאמצעות משרד חכם אשר מעוצב בקפידה ובאופן נכון, נוכל להפיק את המיטב מהפגישות העסקיות שלנו לממש את המטרות שאנו שואפים אליהן.